秘书工作论文

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秘书工作论文范文篇1

浅析秘书工作的挡驾用语

摘 要：秘书这个职位对企业形象有一定的影响，在日常工作中，为领导挡驾可以说是秘书的主要工作之一，而且也是较为难做好的工作。因为这关系到很多方面，比如挡驾做得好，不仅可以有效化解矛盾，也很好的维护了公司形象。本文是通过对秘书挡驾的含义、形式、作用以及工作艺术进行一定程度的研究和分析，从而加深对秘书挡驾用语的认识，对以后从事该方面的工作有一定的帮助。

关键词：秘书;挡驾用语;研究分析

一、引言

在秘书的日常工作中，为领导挡驾是主要的工作之一，也是较为困难的工作。在合适的场景下，为领导实施必要的挡驾，并不会影响领导和群众的关系，而是根据职责划分加以处理，从而为领导营造一个良好的工作环境，这样可以使领导将时间和精力集中起来，去处理大事和要紧的事情。

从以上可以看出秘书挡驾意义很大，而想采用挡驾用语，就需要了解更多的东西，比如说挡驾的含义、形式、技巧等，都需要秘书人员认真学习，积极实践。

二、秘书挡驾语的含义

秘书的一项重要日常工作就是挡驾，而且该工作可以说是非常的日常工作。“挡驾”，就是秘书人员通过对领导日常工作中出现的不怎么重要的事情和关系不大的人或者事进行鉴别和剔除，从而保证领导可以集中时间和精力处理真的重要的事的一种把关性措施。该方法并不是使领导和群众之间产生隔阂，而是确保领导可以在良好的工作环境下工作，进而提升工作效率，与此同时又能让来访者满意，最好是做到挡驾之后仍旧保持与来访者以及其所在单位的良好关系。所以说“挡驾”算是秘书人员在为领导服务过程中一项技巧很强的重要工作。

三、秘书挡驾语的重要作用

(一)辅助领导的助手作用

秘书实施必要的档驾，是为了把那些真正有用的信息及时报给领导，使领导有时间处理重要事件，倘若不分轻重缓急，一律交到领导那，将会使文件积累的原来越多，事务性工作越堆越多，领导也必然整日沉溺于事务堆里不能自拔，无暇去抓全局工作，提高效率也就无从谈起。所以合理的“挡驾”不仅减轻了领导的任务，也提高了工作效率，对整个企业来说都具有一定的重要作用。

(二)沟通顺畅的协调作用

秘书人员的“挡驾”语的合理运用对公司内部的协调也有一定的作用，不仅可以为领导营造良好的工作环境，也在对公司的条理性有一定的帮助。如果无论什么事都需要领导亲自批阅，将导致整个公司分工不明，管理混乱，最后影响的不仅是公司的形象，对公司的业绩和发展都将产生很大的影响。

(三)组织内外的公关作用

秘书人员的挡驾工作，也可以说是公司内部的公关工作，也为不仅需要与组织内外的人进行沟通，还要维系好领导与外部的关系以及维护好公司的形象。如果秘书人员“挡驾”工作做得好，不仅可以增进领导与外部的关系，也提升了组织的整体外在形象。

四、秘书挡驾语的工作艺术

(一)含蓄迂回，和而不同的模糊艺术

在运用挡驾用语时，模糊语言的使用是十分重要的，本文通过以下几个方面对模糊艺术进行一定程度上的分析。

在“挡驾”时，对于尚未确定的实现，大多使用模糊语言。在面对群众来寻求领导的帮助，秘书人员应该怀有一种同情的心情、并在“挡驾”的过程中，应给与语言上的安慰、劝说，但当问题还没有经过调查，一定不能立刻给出肯定或否定的答复，作为秘书人员可以这样回答：“我们一定会认真调查核实，早日给您一个答复。”这里用“早日”一词，就是恰如其分地模糊了一下，对于秘书人员来说有了很大的余地，不会受到太大的余地，不会受到太大的时间限制，同时，来访者心理上也能够得到慰藉，情绪也能得到稳定。

(二)直意曲达，显而不露的委婉艺术

委婉语的意思就是“用一种令人愉快的、含蓄有礼的、听起来顺耳的词语来代替令人不快的、粗鲁无礼的、听起来刺耳的词语"。其最重要的特征是运用比较抽象、模棱两可的概念或比喻的、褒义化的手法，使谈话的双方能够采用一种比较间接的方式来谈论不宜直说的事，而且不必为谈论这些事情而感到内疚，不会为此感到窘迫。在挡驾用语中，委婉也是经常使用的表述方式。

(三)表达恰当的书面艺术

在领导的日常工作中，最常见是文件，最复杂也是文件处理工作，此时，秘书人员应先进行筛选，再将过滤后的文件交给领导，这样虽减少了领导的工作，提升了工作效率，但如果处理不好被筛选下来的文件，也将影响对外关系和企业形象。所以说书面挡驾用语也是十分重要的，只有表达合理恰当，才能让对方有所理解，不会产生误会。这种挡驾用语的使用需要慎重，因为用语过于书面，或者比较呆板都会影响收到者的情绪，最后影响彼此之间的关系。所以这可以说是文秘人员工作中的一种书面艺术了。

(四)合理得体的体态艺术

在挡驾用语中，体态挡驾用语也是十分重要的。无论对待什么访客，秘书都应用谦恭的态度，比如双方交谈时，上身前倾，热情而有听对方说话，而不能背朝对方，更不可不理睬，好的体态挡驾语可以缓和对方的心理挫败感，从而维护了彼此间的关系。

五、结论

秘书“挡驾”是一门综合艺术，合理“挡驾”可以保证领导能拥有一个良好的办公环境，集中精力静下心来考虑一些要事。秘书人员应努力学习有关理论知识，在实践中积累经验，既不能将来访者一概挡驾于办公室之外，也不能将来访者一概领进领导办公室之内，而应做到该见的则引见，不该见的则不引见，进行合理“挡驾”。

而要真正做到合理“挡驾”，需要每位秘书人员努力学校、认真实践，真正做到协助领导工作，成为领导得力的助手免除领导的后顾之忧，让领导能够集中精力办要事。

参考文献：

[1]孙荣，《秘书学概要》，上海社会科学出版社，;

[2]周鹏，《秘书礼仪》，合肥工业大学出版社，;

[3]董继超，《秘书理实务》，辽宁教育出版社，;

[4]钱丽静，《秘书原理与实务》，合肥工业大学出版社，;

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秘书工作论文范文篇2

论秘书的信息工作

[摘 要]信息，自古以来都是各级领导决策和管理的重要条件和手段。当前，已进入信息爆炸的时代，互联网深刻改变世界，人人都成为信息的接受者和传递者，信息已成为现代社会的宝贵资源之一。而现代社会的秘书工作将是知识和信息高度密集的领域，涉及到信息收集、鉴别、储存、处理、输出、反馈等多个环节。作为秘书，必须做到在信息工作领域内运筹帷幄，为决策者提供有效服务，才能更好地做好领导的参谋和助手。

[关键词]秘书;信息;管理

1 信息工作在秘书工作中的地位

秘书的信息工作主要是指根据领导与上级部门的要求了解情况、掌握动态，发现问题、加工处理、综合分析，提供信息资料给领导参考。具体来说，表现在以下几个方面。

1.1 是汇报工作、反映情况的重要途径，也是辅助领导科学决策的基本条件

信息是各级领导管理各项事务的依据，特别是在科学决策和管理的过程中，越来越依赖于信息的充分性、准确性和及时性。秘书部门是单位的工作枢纽，这样的性质和定位决定了信息工作是秘书的核心工作内容之一，可概括为收集信息、加工信息、输出信息和反馈信息。具体来说，首先是收集过去和现在的信息，积累大量的重要素材，为迅速形成好的文稿奠定基础;其次，加工处理信息，提供准确、完整、有参考价值的信息，为决策提供强有力的支撑。

1.2 信息工作的水平决定了秘书工作的水平

秘书工作的核心是做好领导同志的参谋助手。领导同志对信息有着强烈的需求和很高的要求，秘书要当好参谋助手，信息工作就是其中最重要的一个方面。有价值的信息，可以让领导省去很多时间、少走很多弯路，其意义不可估量。秘书信息工作做得如何，反映出为领导服务的层次和质量，反映出领导的信息敏感性，也反映出秘书工作的整体水平。是否能准确及时的报送信息也就成为了衡量秘书工作的一个重要参考。

1.3 信息化发展对秘书信息工作提出了更高的要求

当前，信息的丰富程度前所未有，传播速度越来越快，作用也越来越大。秘书部门作为单位的信息中转站，可以直接接触到单位最重要的信息，一般来说还管理着文书、机要、档案等多个方面的工作，能够保证信息工作环环相扣，加快信息运转速度。随着信息网络技术的不断发展，办公自动化水平日益提高，许多重要的情况通报和上级指示精神的传达，通过现代信息渠道可即时完成，使许多文件和会议得到精简，从而大大提高了秘书部门的工作效率。因此，信息技术对开创秘书工作新局面起着强有力的推动作用，也对秘书信息工作水平提出了更高的要求。

2 秘书信息工作的思路和重点

2.1 深入研究信息工作规律

秘书信息工作不断发展的动力，来自于领导的信息需求与信息供应之间的矛盾。领导对信息的需求是复杂的、多方面的，但仍有很多共性;从事信息工作的秘书人员，也存在一定的工作规律。一是信息需求制约。领导对信息需求的重点不同、进度不同、利用不同，决定了不是什么信息都可以报送。二是信息时限制约。领导对信息的需求都有时间上的要求，而信息一般都是体现某阶段工作特点的，具有很强的时效性，一旦超过了时限制约，信息所起到的作用就大打折扣。三是随着时代的发展，信息需求质量提升，各方面的工作标准和领导决策水平不断提高，要求信息工作水平不断提高。四是把握隐性需求。领导不会把所有的信息需求都明确表达出来，这就要求秘书人员善于发现隐性需求，抓住对推动工作具有潜在价值的信息，使信息工作达到更高的水平。

2.2 始终围绕中心工作进行信息工作，加强信息工作的针对性和目的性

领导所关心的重要问题就是单位的中心工作，也是秘书信息工作的出发点和落脚点。秘书的信息工作要紧紧围绕领导关心重视的问题，学会站在领导看问题的角度上，与领导“换位思考”，领会领导意图。一是要多向领导请示汇报，确保信息工作与领导最关心的问题合拍;二是多研究收集反映领导思路的材料，捕捉领导意图，力求信息工作想领导之所想，急领导所急;三是多参加各种会议，交流沟通情况，有针对性地收集重要的信息素材。

2.3 转换信息上报角度

在信息工作中，应以本单位的重大举措、重点工作、重要思路、创造性做法、成绩和经验为重点，但若一味强调本工作的重要性，而其又都是单位的正常工作信息，就难以引起上级领导的关注和重视。这就要求秘书人员要善于选择有新意、有吸引力的角度，抓住领导的关注点和兴奋点，与领导需求紧密结合。同时，也要认真研究单位实际情况，将上级精神与实际情况相结合，发挥上级统筹指导的作用，增强本单位工作的活力，使信息工作生机勃勃，并得到上级领导的青睐。

3 加强秘书信息工作的具体措施

3.1 深刻理解信息工作重要意义，加强机制建设

秘书要充分意识到信息工作的重要意义，深刻了解信息工作在宣传成绩、反映问题、推动工作等方面的独特作用，为信息工作创造良好的环境和条件。当前社会信息量巨大，仅靠个人力量收集信息并加以分析是难以成功的。因此必须在单位内部建立信息工作机制，建立信息工作的载体和平台，特别要健全信息员队伍建设、信息考核评价机制等，改进信息工作中的薄弱环节。

3.2 掌握足够的信息能力和信息知识

秘书应具备收集、分析、处理和运用信息的能力。第一，拓展信息渠道，善于通过各种方式获取信息，达到及时、准确、全面获取信息的要求;第二，认真筛选信息，在繁杂的各种信息中准确地找到领导关心的信息，以便领导能够谋划全局、正确决策;第三，掌握信息处理能力，认真分析获得的信息，找出问题，提出解决措施，不仅仅简单地传递信息，而是开展信息深加工。

而要具备这些能力，就必须有一定的信息知识做铺垫。首先是信息文化知识，即具备基本的科学文化常识，正确的理解和应用信息概念;其次是计算机和信息网络技术常识，掌握基本的办公自动化软件、通讯软件等工具软件使用操作，才能迅速捕捉所需的信息;第三要具备一定的外语和法律法规知识，才能从多角度、多方面了解和接受新信息，确保获得信息的广度和深度。

3.3 创新信息工作思路和方法，提高信息工作质量

当今社会发展变化很快，信息过时、老化的周期大大缩短，秘书人员必须牢牢把握信息工作发展方向，不断创新信息方法，在发现有新意的信息上下功夫。一是要在发展、变化中创新，创新是一个过程，只看到自己工作的小范围是不够的，除了这些看得到、摸得着的工作之外，还要关注超前性宏观信息，并加以创新提炼;二是在学习借鉴中创新，不仅要把眼光落在本业务的信息中，还要向其他地方、行业学习，借鉴先进经验，结合本单位实际融会贯通，在外地经验与本地实际结合的过程中，产生创新;三是提高信息工作质量，信息工作要有高度，立足微观，着眼宏观，围绕大局，反映中心工作，更要有深度，不仅是叙述现状，更要分析问题、解决问题、提出对策，这样的信息才是领导真正需要的。

3.4 加强信息保密意识

办公自动化系统的大规模使用，提高了办事效率，但同时也为信息泄露和被窃取提供了便利。秘书人员在获取和使用信息的过程中，必须遵循法律和相关规定，加强道德修养建设和保密意识，自觉保护他人的知识产权和隐私权，防止信息泄密事件的发生，避免危害社会或侵犯他人的合法权益。

4 结 语

信息是现代社会的重要资源，信息工作也是各单位展示宣传、获取支持的主要平台，其意义重大，任务艰巨。对秘书来说，掌握信息工作是基本素质，信息工作的好坏是衡量秘书工作是否合格的重要标准。只有不断提高秘书人员对信息的搜集、理解、分析、处理能力，使其掌握更多、更及时、更有价值的信息，才能为领导工作提供基础和依据，才能在科学决策中掌握主动权，才能在未来的竞争中立于不败之地。